Mese: Giugno 2010

Venendo al foglio elettronico di Google Docs, come detto è utilizzabile per qualsiasi lavoro o attività, ma ovviamente si lega meglio a quelle legate al computer, come la scrittura di articoli e simili. Questo perché ciascuna attività avrà poi a propria volta un foglio elettronico di gestione, sempre online.

In pratica, il foglio elettronico iniziale e generale serve da pannello di controllo totale di tutto (o quasi) quello che si fa. Ogni sito su cui si scrive avrà una linea, così come volendo anche ogni sport che si pratica, o hobby, come la lettura e altro. Probabilmente il criterio è inserire qui tutto ciò che si vuole fare con continuità, a prescindere dal fatto che sia un impegno obbligatorio o meno. E inoltre tutto ciò che si desidera inserire in un calcolo complessivo di ore settimanali, aspetti che si vedranno meglio in seguito ovviamente.

Tornando alla scelta del modello foglio elettronico, ovviamente esistono molte applicazioni online (e offline) che permettono la gestione di attività. Io personalmente scelgo il foglio elettronico perché, seppur sacrificando qualche funzione, la flessibilità è totale, essendo appunto un foglio bianco, che però si può arricchire con diversi automatismi, come colori che cambiano in automatico, riconoscimento delle date, possibilità di ordinare le colonne eccetera. Ogni riga e ogni colonna possono inoltre essere ciò che vogliamo, e questo permette infiniti livelli di personalizzazione. Vogliamo inventarci il parametro “qualità del lavoro”? Possiamo farlo, mentre invece sulle applicazioni abbiamo solo ciò che l’applicazione propone.

Proprio il tipo di attività è la prima colonna (A). In realtà questa è la meno importante, dal momento che è solo dichiarativa e non incide in alcun modo su nessun valore. I tipi di attività che io ho sono lavoro, progetti, generale e sport. La colonna B è invece il nome dell’attività. La colonna C è una sigla di quattro lettere che identifica quell’attività, anche in questo caso con poca rilevanza pratica, è un residuato di un vecchio sistema, che non utilizzo più, in cui queste sigle andavano ad inserirsi in tasselli che rappresentavano le ore della giornata. Questo blog ad esempio è (A) progetti / (B) alfb.net / (C) blog. Le colonne successive sono il vero e proprio sistema. Seguiranno esempi grafici.

Una riflessione iniziale è capire quali possano essere gli strumenti migliori per operare. Ancora più a monte, ci si può chiedere se si debba avere bisogno di strumenti, come agende e simili. La risposta dovrebbe essere “sì” nell’istante stesso in cui decidiamo di organizzare le nostre cose, ma il grado di pesantezza di tutto l’armamentario potrebbe essere meno scontanto del previsto.

Senza entrare ancora troppo nello specifico, io mi muovo fondamentalmente su due livelli: gli impegni ricorrenti e quelli estemporanei. Quelli ricorrenti sono fondamentalmente i lavori e tutte le altre attività che si compiono regolarmente, quelli estemporanei sono, ad esempio, i regali da comprare, una bolletta da pagare o gli appuntamenti.

Per i primi uso un foglio elettronico ospitato su Google Docs, che è poi il centro di tutto il sistema, per i secondi le apposite sezioni sul cellulare. Qui, a grandi linee, i livelli sono tre: l’agenda, gli impegni e un foglio di note. I modelli di cellulare variano abbastanza, quindi è difficile generalizzare. Basti dire comunque che utilizzo l’agenda per gli appuntamenti, e gli impegni per le scadenze.

Il foglio di note, che normalmente i cellulari hanno, si rivela utile per la programmazione dettagliata della giornata, per non stare a scomodare l’agenda. Ovviamente deve essere un cellulare con le note accessibili velocemente, con uno o due tasti. Quello che viene fuori è un testo con i tre giorni seguenti, in una formula di questo tipo:

100603
0800 sveglia
0845 1145 lavoro
1145 1230 cosa da fare
ecc.

100604
0800 sveglia
0845 1215 lavoro
1215 1300 pranzo
ecc.

100605
0830 sveglia
0915 1215 lavoro
ecc.

Per comporre le note c’è una sincronizzazione fatta ad occhio con l’agenda, e anche qui un cellulare che faccia passare da una all’altra istantaneamente sarebbe meglio. Per prassi, succede anche che impegni troppo vicini non vengano neanche messi nell’agenda, ma passino direttamente alle note. In ogni caso, per deformazione personale correggo sempre l’agenda in relazione a ciò che è successo veramente, anche se riguarda il passato.

Tutto questo non è ancora quello che voglio dire sull’organizzazione, ne è per così dire l’anticamera. Il discorso principale si concentrerà poi sugli aspetti più legati ai lavori ricorrenti, quindi al file di Google Docs e all’organizzazione di quell’ambito, che per quanto mi riguarda è legato al computer, il che facilita le cose, ma più in generale può essere più o meno adattato anche ad altri lavori.