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Pausa estiva lunga sulla questione del fare le cose. Comunque si era detto più o meno tutto, salvo qualche precisazione sul numero in neretto (che chiameremo numero in neretto). In pratica, aggiornando dopo ogni attività o sessione di lavoro la colonna di quel numero, si ottiene esattamente la lista dell’urgenza delle cose da fare.

Varianti: seguire pedissequamente questo numero va bene in un mondo graduale, ma non in un mondo di scadenze. Quindi è previsto che in certi casi ci sia una colonnina extra con una data, che si illumina di rosso o di viola a seconda che il giorno sia quello in corso o già passato. In pratica, in questa colonnina si può segnare ad esempio la data del penultimo articolo pubblicato, o dell’ultimo, in modo che quando si sorpassa quel giorno scatti una specie di allarme visuale che ci dice che bisogna fare quella cosa per prima,  comunque dopo altre viola o rosse (prima le viola e dopo le rosse).

Allo stesso modo, c’è un’altra colonnina extra per le cose urgenti. Alcune cose possono essere perennemente molto urgenti (viola) o urgenti (rosso) e in questo caso concorrere con le altre (quelle con la data extra) nel calderone. Basta qui associare due segni e impostare la regola di farli illuminare in automatico.

L’altra cosa lasciata in sospeso riguarda sempre le date, nella colonna affianco al link al foglio di gestione per quella singola attività. In pratica, applicando come valore guida il numero si finisce per fare sempre le stesse cose. Aggiungendo anche qui una data che si illumina in vario modo a seconda delle scadenze, abbiamo automaticamente un criterio di rotazione tra le attività.

Di norma avranno tutte affianco il valore “2”, questo significa che una volta lavorato a quella cosa si “rinvia” a due giorni dopo, semplicemente scrivendo quella data vicino.

Riassumendo quindi per decidere cosa fare, nella famosa mattina in cui uon si sveglia e deve decidere, si parte prima dalle colonne con le date speciali e i segni, una volta terminate quelle attività si passa alle attività ordinarie, anche in questo caso partendo prima dalle date viola e poi andando sulle rosse. Personalmente ho impostato anche il colore nero della massima urgenza quando passa addirittura una settimana.

Nella remota ipotesi che si finisca tutto, si passa alle date non colorate, applicando puramente l’ordine dato dal numero in grassetto.

Ultimissima cosa: nelle colonne alla destra dell’ultima ci si può portare avanti segnando già tutti i minuti previsti per quella attività, poi basterà il lunedì copiare l’intera colonna su quella della settimana in corso e cancellare quella copiata per ricominciare, ovviamente cancellando tutti i minuti settimanali e aggiornando l’indicatore del ritardo/anticipo accumulato.

La serie di post è finita.

Come si diceva, vediamo un esempio grafico che illustra il funzionamento delle righe e delle colonne, prendendo proprio quella relativa a questo blog (clicca per ingrandire):

Sulle colonne A, B e C si era detto. La quarta (D) contiene il semplice link allo specifico foglio di gestione di quell’attività, anch’esso online. La quinta è una data, ma non vale la pena spiegarla ora, conviene dopo, così come il numero che la segue e quelle tre vuote successive.

Arriviamo a quei quattro numeri in fila, che rappresentano i minimi e i massimi da dedicare a quella attività. Il numero standard, o di base, è il secondo, quello che si deve fare in condizioni normali, ma anche questo può variare a seconda di altre cose che è opportuno vedere dopo.

Il “2” arancione è la priorità, e il numero dopo è il ritardo accumulato. In pratica, ogni settimana si fa un bilancio sulla percentuale lavorata (la penultima colonna), e se è fino al 50% si toglie 1, se è meno si toglie 2, se è dal 90 al 100% resta invariato e se è oltre il 100% si aggiunge 1, o 2 se è più del 200%.

Quel “139” è un numero che deriva da una ponderazione, che è meglio vedere più avanti, tra priorità, ritardo e percentuale lavorata. Per ora si può però dire che ordinando secondo quella colonna, si avranno in ordine le cose da fare, dato che più è basso il numero e più sono “urgenti”.

Dopo ci sono gli effettivi giorni della settimana, e sono quelle le caselle da modificare giorno per giorno, scrivendo il numero di minuti fatti. Automaticamente andranno a modificare l’ottava casella, che è una somma, la quale a propria volta è legata all’ultima, che è il totale previsto per quella settimana. Il tutto, sempre in automatico, crea la percentuale, che nell’esempio è “50%”.

Diciamo quindi che c’è un valore statico (la priorità), uno dinamico di lungo periodo (il ritardo o non ritardo accumulato) e uno dinamico di breve periodo, i minuti di quella settimana e quindi la percentuale sul quanto si deve fare.

Il tutto si convoglia, come detto, in quel numero in neretto, che preso in assoluto non vuole dire assolutamente niente, ma rileva perché crea la classifica delle cose da fare, momento per momento. Questo, volendo, è il nucleo centrale del sistema, salvo alcune varianti che poi si vedranno in seguito, così come i valori della ponderazione, che non è lineare.

Da aggiungere che tutte le caselline colorate si colorano da sole, secondo una funzione di Google Docs che permette di impostare delle regole di questo tipo.

Venendo al foglio elettronico di Google Docs, come detto è utilizzabile per qualsiasi lavoro o attività, ma ovviamente si lega meglio a quelle legate al computer, come la scrittura di articoli e simili. Questo perché ciascuna attività avrà poi a propria volta un foglio elettronico di gestione, sempre online.

In pratica, il foglio elettronico iniziale e generale serve da pannello di controllo totale di tutto (o quasi) quello che si fa. Ogni sito su cui si scrive avrà una linea, così come volendo anche ogni sport che si pratica, o hobby, come la lettura e altro. Probabilmente il criterio è inserire qui tutto ciò che si vuole fare con continuità, a prescindere dal fatto che sia un impegno obbligatorio o meno. E inoltre tutto ciò che si desidera inserire in un calcolo complessivo di ore settimanali, aspetti che si vedranno meglio in seguito ovviamente.

Tornando alla scelta del modello foglio elettronico, ovviamente esistono molte applicazioni online (e offline) che permettono la gestione di attività. Io personalmente scelgo il foglio elettronico perché, seppur sacrificando qualche funzione, la flessibilità è totale, essendo appunto un foglio bianco, che però si può arricchire con diversi automatismi, come colori che cambiano in automatico, riconoscimento delle date, possibilità di ordinare le colonne eccetera. Ogni riga e ogni colonna possono inoltre essere ciò che vogliamo, e questo permette infiniti livelli di personalizzazione. Vogliamo inventarci il parametro “qualità del lavoro”? Possiamo farlo, mentre invece sulle applicazioni abbiamo solo ciò che l’applicazione propone.

Proprio il tipo di attività è la prima colonna (A). In realtà questa è la meno importante, dal momento che è solo dichiarativa e non incide in alcun modo su nessun valore. I tipi di attività che io ho sono lavoro, progetti, generale e sport. La colonna B è invece il nome dell’attività. La colonna C è una sigla di quattro lettere che identifica quell’attività, anche in questo caso con poca rilevanza pratica, è un residuato di un vecchio sistema, che non utilizzo più, in cui queste sigle andavano ad inserirsi in tasselli che rappresentavano le ore della giornata. Questo blog ad esempio è (A) progetti / (B) alfb.net / (C) blog. Le colonne successive sono il vero e proprio sistema. Seguiranno esempi grafici.

Una riflessione iniziale è capire quali possano essere gli strumenti migliori per operare. Ancora più a monte, ci si può chiedere se si debba avere bisogno di strumenti, come agende e simili. La risposta dovrebbe essere “sì” nell’istante stesso in cui decidiamo di organizzare le nostre cose, ma il grado di pesantezza di tutto l’armamentario potrebbe essere meno scontanto del previsto.

Senza entrare ancora troppo nello specifico, io mi muovo fondamentalmente su due livelli: gli impegni ricorrenti e quelli estemporanei. Quelli ricorrenti sono fondamentalmente i lavori e tutte le altre attività che si compiono regolarmente, quelli estemporanei sono, ad esempio, i regali da comprare, una bolletta da pagare o gli appuntamenti.

Per i primi uso un foglio elettronico ospitato su Google Docs, che è poi il centro di tutto il sistema, per i secondi le apposite sezioni sul cellulare. Qui, a grandi linee, i livelli sono tre: l’agenda, gli impegni e un foglio di note. I modelli di cellulare variano abbastanza, quindi è difficile generalizzare. Basti dire comunque che utilizzo l’agenda per gli appuntamenti, e gli impegni per le scadenze.

Il foglio di note, che normalmente i cellulari hanno, si rivela utile per la programmazione dettagliata della giornata, per non stare a scomodare l’agenda. Ovviamente deve essere un cellulare con le note accessibili velocemente, con uno o due tasti. Quello che viene fuori è un testo con i tre giorni seguenti, in una formula di questo tipo:

100603
0800 sveglia
0845 1145 lavoro
1145 1230 cosa da fare
ecc.

100604
0800 sveglia
0845 1215 lavoro
1215 1300 pranzo
ecc.

100605
0830 sveglia
0915 1215 lavoro
ecc.

Per comporre le note c’è una sincronizzazione fatta ad occhio con l’agenda, e anche qui un cellulare che faccia passare da una all’altra istantaneamente sarebbe meglio. Per prassi, succede anche che impegni troppo vicini non vengano neanche messi nell’agenda, ma passino direttamente alle note. In ogni caso, per deformazione personale correggo sempre l’agenda in relazione a ciò che è successo veramente, anche se riguarda il passato.

Tutto questo non è ancora quello che voglio dire sull’organizzazione, ne è per così dire l’anticamera. Il discorso principale si concentrerà poi sugli aspetti più legati ai lavori ricorrenti, quindi al file di Google Docs e all’organizzazione di quell’ambito, che per quanto mi riguarda è legato al computer, il che facilita le cose, ma più in generale può essere più o meno adattato anche ad altri lavori.

Inizio una serie di post, e già mi piace in sé l’idea della serie. L’argomento è “fare le cose”, cioè organizzarsi. In pratica, mi va di condividere alcune considerazioni e metodi che ho maturato nel corso degli anni. Mi sono reso conto infatti che su questo terreno sono andato abbastanza in là, quasi senza accorgermene.

Volente o nolente ho approfondito la questione alla ricerca dell’organizzazione migliore, ma in una forma abbastanza autodidattica. Magari è tutto sbagliato, o magari mi servono solo consigli per migliorarla. In ogni caso, può essere sensato fermarsi e cercare di spiegarlo.

Non è né un corso, né una guida, nel senso che non ha l’autorevolezza del primo né la precisione della seconda. Probabilmente verrà fuori qualcosa di più disordinato e poco periodico, ma che potrà essere utile magari per ricevere uno spunto, e lo sarà sicuramente per me se si avvierà uno scambio e un dialogo.

I post saranno tutti caratterizzati dal tag dal fare al dire.