Come si diceva, vediamo un esempio grafico che illustra il funzionamento delle righe e delle colonne, prendendo proprio quella relativa a questo blog (clicca per ingrandire):
Sulle colonne A, B e C si era detto. La quarta (D) contiene il semplice link allo specifico foglio di gestione di quell’attività, anch’esso online. La quinta è una data, ma non vale la pena spiegarla ora, conviene dopo, così come il numero che la segue e quelle tre vuote successive.
Arriviamo a quei quattro numeri in fila, che rappresentano i minimi e i massimi da dedicare a quella attività. Il numero standard, o di base, è il secondo, quello che si deve fare in condizioni normali, ma anche questo può variare a seconda di altre cose che è opportuno vedere dopo.
Il “2” arancione è la priorità, e il numero dopo è il ritardo accumulato. In pratica, ogni settimana si fa un bilancio sulla percentuale lavorata (la penultima colonna), e se è fino al 50% si toglie 1, se è meno si toglie 2, se è dal 90 al 100% resta invariato e se è oltre il 100% si aggiunge 1, o 2 se è più del 200%.
Quel “139” è un numero che deriva da una ponderazione, che è meglio vedere più avanti, tra priorità, ritardo e percentuale lavorata. Per ora si può però dire che ordinando secondo quella colonna, si avranno in ordine le cose da fare, dato che più è basso il numero e più sono “urgenti”.
Dopo ci sono gli effettivi giorni della settimana, e sono quelle le caselle da modificare giorno per giorno, scrivendo il numero di minuti fatti. Automaticamente andranno a modificare l’ottava casella, che è una somma, la quale a propria volta è legata all’ultima, che è il totale previsto per quella settimana. Il tutto, sempre in automatico, crea la percentuale, che nell’esempio è “50%”.
Diciamo quindi che c’è un valore statico (la priorità), uno dinamico di lungo periodo (il ritardo o non ritardo accumulato) e uno dinamico di breve periodo, i minuti di quella settimana e quindi la percentuale sul quanto si deve fare.
Il tutto si convoglia, come detto, in quel numero in neretto, che preso in assoluto non vuole dire assolutamente niente, ma rileva perché crea la classifica delle cose da fare, momento per momento. Questo, volendo, è il nucleo centrale del sistema, salvo alcune varianti che poi si vedranno in seguito, così come i valori della ponderazione, che non è lineare.
Da aggiungere che tutte le caselline colorate si colorano da sole, secondo una funzione di Google Docs che permette di impostare delle regole di questo tipo.