Una riflessione iniziale è capire quali possano essere gli strumenti migliori per operare. Ancora più a monte, ci si può chiedere se si debba avere bisogno di strumenti, come agende e simili. La risposta dovrebbe essere “sì” nell’istante stesso in cui decidiamo di organizzare le nostre cose, ma il grado di pesantezza di tutto l’armamentario potrebbe essere meno scontanto del previsto.
Senza entrare ancora troppo nello specifico, io mi muovo fondamentalmente su due livelli: gli impegni ricorrenti e quelli estemporanei. Quelli ricorrenti sono fondamentalmente i lavori e tutte le altre attività che si compiono regolarmente, quelli estemporanei sono, ad esempio, i regali da comprare, una bolletta da pagare o gli appuntamenti.
Per i primi uso un foglio elettronico ospitato su Google Docs, che è poi il centro di tutto il sistema, per i secondi le apposite sezioni sul cellulare. Qui, a grandi linee, i livelli sono tre: l’agenda, gli impegni e un foglio di note. I modelli di cellulare variano abbastanza, quindi è difficile generalizzare. Basti dire comunque che utilizzo l’agenda per gli appuntamenti, e gli impegni per le scadenze.
Il foglio di note, che normalmente i cellulari hanno, si rivela utile per la programmazione dettagliata della giornata, per non stare a scomodare l’agenda. Ovviamente deve essere un cellulare con le note accessibili velocemente, con uno o due tasti. Quello che viene fuori è un testo con i tre giorni seguenti, in una formula di questo tipo:
100603
0800 sveglia
0845 1145 lavoro
1145 1230 cosa da fare
ecc.
100604
0800 sveglia
0845 1215 lavoro
1215 1300 pranzo
ecc.
100605
0830 sveglia
0915 1215 lavoro
ecc.
Per comporre le note c’è una sincronizzazione fatta ad occhio con l’agenda, e anche qui un cellulare che faccia passare da una all’altra istantaneamente sarebbe meglio. Per prassi, succede anche che impegni troppo vicini non vengano neanche messi nell’agenda, ma passino direttamente alle note. In ogni caso, per deformazione personale correggo sempre l’agenda in relazione a ciò che è successo veramente, anche se riguarda il passato.
Tutto questo non è ancora quello che voglio dire sull’organizzazione, ne è per così dire l’anticamera. Il discorso principale si concentrerà poi sugli aspetti più legati ai lavori ricorrenti, quindi al file di Google Docs e all’organizzazione di quell’ambito, che per quanto mi riguarda è legato al computer, il che facilita le cose, ma più in generale può essere più o meno adattato anche ad altri lavori.